Membuat Tabel Daftar Nilai Siswa dengan Excel 2016

Tangerang, Kartunet – Agar lebih mudah memahami dalam menggunakan Microsoft Excel, kamu akan dibimbing untuk langsung praktik dengan contoh kasus dan bagaimana Excel dapat membantu pekerjaanmu.

Contoh kasus

Ibaratkan kamu saat ini menjadi guru Bahasa Indonesia untuk siswa kelas V SD Adil Sentosa. Karena kamu mengajar di sekolah bertaraf internasional, hanya ada 10 orang dalam satu kelas. Pada akhir bulan Maret, kamu ingin mengetahui nilai rata-rata tiap siswa pada bulan tersebut, nilai terendah dan tertinggi yang didapat, serta apakah siswa tersebut lulus standar nilai yang ditetapkan yaitu 7.5.

Membuat Tabel Daftar Nilai Siswa

• Tabel terdiri dari 10 kolom, yaitu kolom Nomer, Nama Siswa, Nilai Pekan 1, Nilai Pekan 2, Nilai Pekan 3, Nilai Pekan 4, Nilai Tertinggi, Nilai Terendah, Nilai Rata-Rata, dan Keterangan Lulus.
• Kita mulai membuat table dari baris ketiga, Karena nanti di baris pertama akan dibuat judul tabel setelah tabel selesai.
• Pada cell A3 ketikkan No untuk kolom nomer.
• Nama Siswa di cell B3,
• Nilai Pekan 1 di cell C3,
• Nilai Pekan 2 di cell D3,
• Nilai Pekan 3 di cell E3,
• Nilai Pekan 4 di cell F3,
• Nilai Tertinggi di cell G3,
• Nilai Terendah di cell H3,
• Nilai Rata-Rata di cell I3,
• Dan Keterangan Lulus di cell J3.
• Lalu isi kolom Nama Siswa, Nilai Pekan 1 sampai 4 seperti contoh table berikut. Sedang kolom lainnya akan kita isi menggunakan rumus dan fungsi dari Microsoft Excel.

Mengisi Kolom Nilai Tertinggi dengan Fungsi Max

Pada kolom Nilai tertinggi, kita ingin mengetahui dari empat nilai tiap pekan dalam bulan Maret yang didapatkan oleh satu orang siswa, berapa nilai tertingginya. Oleh Karena itu, kita gunakan fungsi Max(). Untuk itu ikuti langkah berikut

• Tempatkan kursor pada cell G4, yaitu untuk mengisi Nilai Tertinggi dari siswa bernama Kezia Warau.
• Kita ingin mengetahui Nilai Tertinggi dari empat nilai yang diperoleh Kezia yang ada pada cell C4, D4, E4, dan F4.
• Untuk itu, pada cell G4, mulai masukkan rumus dengan tanda sama dengan.
• Lalu ketikan max(C4:f4), tekan enter.
• Fungsi di atas bertujuan untuk mengambil nilai tertinggi dari range yang dituliskan di antara tanda kurung yaitu dari cell C4 hingga F4.
• Jika pada cell G4 saat ini menghasilkan angka 90, berarti rumus yang kamu masukkan benar.
• Untuk mengisi baris-baris setelahnya di kolom Nilai Tertinggi, salin atau copy rumus pada cell G4 dengan menekan Ctrl+C, lalu paste dengan menekan Ctrl+V pada cell G5, G6, terus hingga baris terakhir di G13.
• Dengan cara tersebut, cukup menuliskan satu rumus, kamu dapat langsungm engisi data Nilai Tertinggi dengan mudah tanpa perlu mengetikkan rumus lagi.

Mengisi Kolom Nilai Terendah

Untuk mengisi kolom Nilai Terendah, caranya tidak jauh berbeda dengan mengisi kolom Nilai Tertinggi. Hanya saja fungsi yang digunakan kali ini adalah fungsi Min(), yaitu untuk mencari nilai terkecil dari kumpulan data atau range cell di antara tanda kurung.

• Letakkan kursor pada cell H4 untuk mengisi Nilai Terendah dari nilai sebulan siswa Kezia Warau.
• Ketik tanda sama dengan untuk memulai perhitungan.
• Ketikkan rumus min(c4:F4).
• Fungsi itu bertujuan untuk mencari nilai terkecil dari kumpulan cell yang ada di dalam tanda kurung yaitu dari C4 hingga F4.
• Tekan enter, dan jika menghasilkan angka 70, berarti proses kamu benar.
• Sama seperti sebelumnya, untuk mengisi baris-baris di bawahnya, copy cell H4, lalu copy ke cell H5, H6, dan seterusnya hingga H13.

Mengisi Kolom Nilai Rata-Rata

Konsep matematika untuk mencari nilai rata-rata adalah dengan menjumlahkan semua nilai data lalu membaginya dengan berapa jumlah data tersebut. Misal pada contoh daftar nilai kali ini, untuk mencari nilai rata-rata sebetulnya cukup dengan menambahkan nilai pekan pertama dengan nilai pekan kedua lalu nilai pekan ketiga dan nilai pekan keempat, kemudian dibagi empat. Mungkin langkah ini masih mudah Karena data hanya sedikit, tapi bayangkan jika nilainya ada puluhan? Maka Excel 2016 memberi solusi dengan fungsi Average(). Cara menuliskannya mirip dengan dua fungsi sebelumnya yang sudah dipelajari yaitu average(range cell yang ingin dihitung). Untuk lebih jelasnya, mari ikuti langkah berikut.

• Tempatkan kursor pada cell I4 yaitu baris pertama pada kolom Nilai Rata-Rata.
• Mulai rmus seperti biasa yaitu dengan menekan tombol sama dengan.
• Ketikkan rumus average(c4:f4).
• Arti dari fungsi tersebut adalah hitung nilai rata-rata dari nilai-nilai yang di dalam kumpulan cell antara C4 hingga F4.
• Tekan enter, dan jika hasil yang keluar adalah 79, berarti proses kamu benar.
• Untuk mengisi baris-baris berikutnya, yang kamu perlu lakukan hanya copy rumus dan paste sampai baris terakhir di kolom itu seperti biasa. Namun ada cara altenatif yang lebih cepat dan ringkas yaitu menggunakan fasilitas Go To.
• Setelah rumus pada cell I4 dikopi, tekan tombol F5 untuk masuk ke kotak dialog Go To.
• Lalu ketikkan range yang ingin diblok, yaitu dari I4 hingga I13 dengan menuliskannya i4:I13, tekan enter.
• Lalu tekan Ctrl+D untuk paste rumus tersebut secara vertical ke bawah hingga baris terakhir yaitu di I13.
• Maka kolom Nilai Rata-Rata sudah langsung terisi semua tanpa perlu paste atau Ctrl+V berkali-kali.

Mengisi Kolom Keterangan Lulus

Pada kolom ini kamu ingin mengetahui apakah tiap siswa dinyatakan lulus atau perlu pelajaran tambahan. Tolak ukurnya adalah standar nilai rata-rata tiap siswa yang harus memenuhi minimal 75. Artinya jika seorang siswa memperoleh nilai rata-rata 75, 80, 90, dan seterusnya, maka siswa itu dinyatakan lulus. Tapi jika mendapat nilai kurang dari 75, seperti 70, 66, atau lebih kurang lagi, maka siswa itu harus memperoleh pelajaran tambahan.

Untuk mengisinya, kita akan menggunakan fungsi logika If. If dalam Bahasa Inggris berarti “jika”. Maksud dari fungsi ini adalah kita membuat pengandaian, jika cell tertentu memiliki nilai yang memenuhi syarat yang kita tentukan, jika benar dia akan menghasilkan nilai tertentu, tapi jika salah maka akan menampilkan nilai lainnya.

Format dari fungsi If ini adalah =If(parameter,hasil jika benar,hasil jika salah).

Agar lebih dapat dipahami, mari langsung dipraktikkan saja.

• Tempatkan kursor pada cell J4 untuk mengisi baris pertama dari kolom Keterangan Lulus.
• Mulai rumus dengan menekan tombol sama dengan.
• Lalu masukkan rumus if(I4>=75,”Siswa sudah lulus”,”siswa perlu pelajaran tambahan”).
• Pada rumus di atas, terlihat ada dua tanda koma. Tanda koma itu untuk memisahkan tiga elemen yang ada dalam fungsi If. Elemen pertama adalah parameter yang dibaca “Jika cell I4, yang berisi nilai rata-rata, punya nilai lebih besar atau sama dengan 75”. Apabila parameter dipenuhi oleh cell I4, maka akan menghasilkan elemen kedua pada fungsi yaitu “siswa sudah lulus”. Namun bila nilai para cell I4 tidak memenihi syarat atau lebih kecil dari 75, maka akan menghasilkan jawaban salah dan memunculkan elemen ketiga dalam fungsi yaitu “siswa perlu pelajaran tambahan”. Sedang tanda kutip yang digunakan di sana, untuk menandakan bahwa data yang di dalam tanda kutip berupa data yang tak perlu dihitung, cukup dimunculkan sesuai dengan apa yang ada di dalam tanda kutip.
• Jika rumus sudah benar, tekan enter. Jika memunculkan hasil “siswa sudah lulus”, berarti rumus yang ada masukkan benar.
• Silakan copy rumus pada cell J4 untuk disalin ke baris-baris di bawahnya dengan cara yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Membuat Judul Tabel

Agar table lebih informatif, ada baiknya jika pada bagian atas table dibuat judul table. Judul table sebaiknya menggamparkan secara umum isi dari table tersebut. Sesuai dengan contoh kasus kali ini, maka judul tabelnya adalah “Daftar Nilai Bahasa Indonesia Siswa kelas V SD Adil Sentosa bulan April”. Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah berikut:

• Karena kamu membuat table dimulai dari cell A3, maka ada ruang kosong di atas table yaitu pada baris 1 dan 2. Agar lebih rapih, kita buat judul table di baris 1 yang memanjang dari kolom A sampai J.
• Blok cell A1 sampai J1 dengan fasilitas Go To, yaitu tekan F5, ketik A1:J1, tekan enter.
• Tekan short-cut Ctrl+1 untuk menuju ke formatting cell.
• Tekan Ctrl+Tab sampai Alignment tab.
• Tekan tab satu kali, dan pilih Center Across Selection, agar posisi tulisan judul nanti ada di tengah-tengah.
• Tekan tab sampai menemukan Wrap Text, beri tanda ceklis dengan menekan tombol sepasi. Lalu tab sekali untuk ke Merged Cells, beri tanda ceklis juga dengan tombol sepasi. Dua item tadi adalah pilihan untuk menggabungkan cell yang telah kita blok sebelumnya agar jadi satu cell memanjang.
• Tekan tab lagi sampai ok button, tekan enter.
• Nanti kamu akan menemukan Merged Cells dari A1 sampai J1 yang letaknya ada di atas table.
• Langsung ketikan judul table yaitu “Daftar Nilai Bahasa Indonesia Siswa Kelas V SD Adil Sentosa bulan April”.

Mengisi Kolom Nomer dengan Fill Series

Ada satu kolom yang belum terisi yaitu kolom pertama Nomer. Mungkin dengan mudah kamu dapat isi secara manual nomer 1 hingga 10 karena data hanya sedikit. Namun Excel 2016 menyediakan fasilitas Fill Series untuk mengisi urutan data secara otomatis. Tentu hal ini akan mempermudah apabila ada ratusan atau ribuan deret data yang perlu kamu isi dengan cepat.

• Tenpatkan kursor pada cell A4 dan isi dengan angka pertama pada deret data yang ingin diisi. Dalam kasus ini ketikan angka 1.
• Blok cell yang ingin diisi dengan deret data. Gunakan fasilitas Go To untuk blok dari cell A4 sampai A13.
• Tekan alt untuk aktifkan ribbon, tekan panah kanan/kiri cari Home Tab.
• Tekan tab sampai Screen Reader mengatakan “editing grouping”, tekan enter.
• Panah atas/bawah cari Fill, tekan enter.
• Cari Series dengan panah lalu tekan enter.
• Akan keluar kotak dialog Series. Saat ini kursor berada di step value, yang dapat kamu isi dengan interval atau jeda antara tiap deret data yang ingin dibuat. Dalam kasus ini buat interval tetap 1.
• Tekan shift-tab, pilih jenis deret data yang ingin dipakai. Dalam kasus ini pilih Linear.
• Tekan enter, dan cell A4 hingga A13 akan terisi dengan deret data dari 1 sampai 10.
• Kamu juga dapat membuat deret data berupa huruf secara alfabetis. Cukup dengan mengisi nilai pertama dengan huruf A, lalu dilanjutkan dengan proses fill series, maka deret data akan berupa huruf alfabetis.

Apabila kamu mengerjakan seluruh tahapan di atas dengan benar, maka table akhir akan seperti di bawah ini:

Daftar Nilai Bahasa Indonesia Siswa Kelas V SD Adil Sentosa bulan April

Sampai di sini kamu sudah berhasil membuat tabel daftar nilai siswa yang dipermudah dengan Excel 2016. Kini tugas untuk menghitung nilai rata-rata siswa atau mencari data siapa yang perlu remedial, tak sulit dengan bantuan Excel.(DPM)